Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Cele mai multe firme lucreaza cu stocuri, de la magazine mici pana la depozite mari, farmacii, restaurante si multe altele. Daca in activitatea ta lucrezi cu stocuri, iata 10 lucruri pe care este bine sa le cunosti:
1. Incadreaza corect stocurile in categoria care le revine: materii prime, produse finite, marfuri, ambalaje, etc.
Pentru aceasta este important sa cunosti produsele din magazie precum si scopul achizitionarii (de exemplu daca le achizitionezi in vederea revanzarii atunci vorbim de marfa iar daca scopul il reprezinta transformarea in cadrul unui proces de productie, atunci vorbim de materie prima).
2. Inventarierea – operatiunea dedicata prin excelenta stocurilor.
Inventarierea stocurilor ocupa un loc important in cadrul inventarierii patrimoniului.
Este important sa detii mijloacele necesare pentru a face inventarierea rapid, fara sa intrerupi prea mult activitatea si corect, pentru a putea identifica erori si a le remedia.
O aplicatie care iti permite mobilitate este Smart Bill care iti faciliteaza sa culegi direct informatia faptica de pe teren, sarind astfel o etapa – in loc sa culegi datele pe hartie si apoi sa le introduci in aplicatie, faci direct inregistrarea in aplicatie – aceasta inseamna economie de timp, de hartie si mai putine erori de operare.
3. Gestiunea stocurilor –care poate fi cantitativ- valorica sau global-valorica
Atunci cand incepi sa lucrezi cu stocurile este important sa setezi tipul de gestiune cu care vei lucra: cantitativ-valorica sau global-valorica. Asigura-te ca softul in care lucrezi poate face acest lucru fiindca se aplica reguli de evaluare diferite.
De exemplu, in Smart Bill poti seta de la inceput tipul de gestiune, dupa care aplicatia va stii sa aplice modul corect de stabilire a valorii stocurilor (cost de achizitie vs pret de vanzare).
4. Evidenta intrarilor si iesirilor din stoc
Evidenta intrarilor si iesirilor din stoc trebuie efectuata cu mare atentie pentru a asigura integritatea patrimoniului, prevenirea fraudelor si respectarea cerintelor legale.
In aceasta etapa trebuie sa stabilesti fluxul de lucru, responsabilitati si chei de verificare.
Daca nu ai idee cum sa stabilesti un mod de lucru, poti utiliza modelul standard furnizat de aplicatia ta. De exemplu in Smart Bill poti utiliza modulul de achizitii si vanzari pentru a face intrarile si iesirile din gestiune, poti seta utilizatori cu responsabilitati clare din modulul de configurare si poti face verificari accesand modulul de rapoarte.
5. Reduceri comerciale la achizitia si vanzarea stocurilor
De multe ori sa intampla sa primesti reduceri la achizitia unor stocuri si in oglinda, de multe ori se intampla sa le acorzi la vanzarea unor produse.
Exista reguli clare de reflectare in contabilitate si este bine ca softul pe care il utilizezi sa permita inregistrarea corecta pe documente a acestora.
Smart Bill gestiune si facturare acopera toate posibilitatile de inregistrare a discountului primit sau acordat, procentual sau valoric, aplicat la nivel de linie sau separat.
6. Repartizarea unor cheltuieli asupra costului stocurilor
Costul stocurilor nu cuprinde numai pretul de achizitie al acestora ci si anumite repartizari cum ar fi transportul, cheltuielile de manipulare, etc. Toate acestea se repartizeaza in costul stocurilor in functie de diferite criterii. Este bine sa poti face acest calcul rapid si sa il poti reflecta pe documente (NIR) astfel incat sa nu pierzi din eficienta muncii tale alocand prea mult timp cu astfel de calcule.
Costul de achizitie al bunurilor cuprinde:
-pretul de cumparare,
-taxele de import,
-alte taxe nerecuperabile,
-cheltuielile de transport,
-cheltuielile de manipulare,
-alte cheltuieli care pot fi atribuibile direct achizitiei bunurilor respective.
Repartizarea tuturor acestor elemente de cost este o actiune care necesita atentie sporita si mai ales timp. In Smart Bill poti face automat acest lucru.
7. Documentele pe care le utilizezi
Exista cateva documente utilizate in gestiunea stocurilor pe care trebuie sa le utilizezi:
- NIR
- aviz de insortire a marfii
- bon de transfer
- fisa de magazie
Acestea sunt solicitate la un eventual control, de aceea este bine ca acestea sa respecte legislatia privind documentele financiar-contabile (O 2634/2015).
Daca utilizezi Smart Bill poti genera documentele conforme cu legislatia direct din aplicatie, le poti exporta sau salva in format electronic.
Stocul optim
Nu exista o formula general valabila desi teoria economica pune la dispozitie diferite modele.
Cel mai mult conteaza experienta antreprenorului, relatia cu furnizorii si transportatorii, distanta fata de acestia, capacitatea de depozitare, etc.
8. Costuri asociate pastrarii stocurilor
Pastrarea stocurilor implica unele costuri, deloc de neglijat:
- costurile asociate cladirii unde sunt depozitate: amortizare sau chirie, utilitati, amortizarea mobilierului din depozit, impozitele si taxele locale.
- costuri cu securitatea cladirii;
- costuri datorate pierderilor, deteriorarii.
9. Indicatori financiari privind stocurile
Viteza de rotatie a stocurilor (numar de rotatii) se determina ca raport intre costul vanzarilor si stocul mediu si aproximeaza de cate ori stocul a fost rulat intr-un exercitiu financiar.
Pornind de la acest indicator se poate calcula ciclul operational al unei firme care reflecta circitul numerarului, adica perioada in care entitatea reuseste sa transforme numerarul in produse finite (prin achizitii de materii prime si productie) plus perioada in care aceste produse sunt vandute si convertite la loc in numerar.
Ciclul operational = Viteza de rotatie a debitelor clienti + numarul de zile de stocare – viteza de rotatie a creditelor furnizori
